Missions et ResponsabilitésAssurer une bonne gestion du courrier (réception, tri, classement, scan et enregistrement, dans les outils mis à la disposition du bureau d’ordre) ;Assurer la distribution, la diffusion et le suivi du courrier (arrivé, départ) ;Assure l'ouverture du courrier, son tri, son scan et enregistrement systématique sur le système et sa diffusion vers les destinataires appropriés ;Se charge de l'émission des télécopies et de leur distribution à l'arrivée ;Traite les courriers et tous documents à caractère confidentiel Veiller sur l’intégrité et la confidentialité du courrier.Taches Principales : Assurer la réception, la gestion, l’enregistrement des courriers en arrivé et au départ ;La collecte, le tri, l’enregistrement et la distribution du courrier arrivé et départ de l’entreprise (lettres, fax, colis, ...). Assurer et veiller à la collecte du courrier par les moyens internes et externes mis à disposition ;Assurer l’accès au courrier et faciliter sa recherche ;Trier et analyser le courrier ;Assurer l’enregistrement du courrier dans l’outil mis à sa disposition ;Assurer la diffusion et la distribution du courrier à l’ensemble des structures concernées ;Organise l’opération de transfert et de réception des documents,Pré-saisie sur l’application informatique interne du flux de gestion des courriers et des documents.Suivre la circulation des courriers et documents ;Gérer et suivre les courriers de la société ; Veiller au classement des documents et dossiers sensibles suivant les instructions de la Direction Générale ;Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, ...) Assurer un reporting régulier sur son activité ;Se conforme à la réglementation en matière de documentation et d’archivage,Prendre en charge la Gestion Électronique des Documents (numérisation, indexation, contrôle des documents, archivage, désarchivage),Garantir la réception, la sélection et la distribution des documents,Qualités Requises sur Le Plan Professionnel :Bac + 3 TS en informatique,Avoir un minimum de 03 ans d’expérience dans un poste équivalent,Maitrise des langues française, anglaise et arabe (parlées et écrites),Esprit d'analyse et de synthèse,Connaissance des normes et de la règlementation en matière de gestion des documents et d’archive,Maitrise de l’outil informatique.Qualités Requises sur Le Plan Personnel : Esprit de travail en groupe,Sens de l’écoute, de communication et de dialogue,Esprits d’analyse et de synthèse,Disponibilité,Sens de l’organisation et de discrétion et confidentialité,Rigueur,Assiduité.
Secteur d'activité:
Services
Type de poste:
CDI
Niveau d'études:
TS Bac +2, Licence (LMD), Bac + 3
Années d'experience:
Confirmé / Expérimenté
Catégories:
Assistanat, Secrétariat
Publiée le:
12-08-2025 à 10:53:18
